O SoftExpert Arquivo Físico é um software que simplifica o gerenciamento de todo o ciclo de vida de registros físicos. A solução padroniza os processos para a guarda de documentos, onde cada documento passa a receber um endereço físico, permitindo sua localização de maneira muito mais rápida.
A solução automatiza e gerencia a guarda de documentos, notificando automaticamente os responsáveis sobre solicitações de cópia, consulta ou empréstimo, e também períodos de retenção. Com controle automatizado dos locais de armazenamento e repositórios, as organizações podem adicionar valor ao conteúdo, acelerando os processos de arquivamento, evitando a perda de documentos e conteúdos em geral, elevando os níveis de produtividade.
O SoftExpert Arquivo Físico reduz os riscos do negócio, atendendo a requisitos de padrões e regulamentos internacionais, como ISO 15489, HIPAA, FDA, WFMC, DoD 5015.02-STD, MoReq2, ISO 9000, SOX entre outros.
Recursos
- Controla todos os locais de armazenamento e repositórios físicos de forma simples.
- Organiza a guarda de documentos para fortalecer o cumprimento de padrões legais e regulatórios.
- Estabelece diferentes tabelas de temporalidade, para padronizar os critérios de arquivamento e disposição final de documentos.
- Direciona documentos para os repositórios de forma automática, acelerando os processos de arquivamento.
- Gerencia solicitações de empréstimo de documentos, assim como prazos de devolução.
- Gerencia solicitações de cópia e consulta de documentos, com registro cronológico dos eventos.
- Garante a rastreabilidade de documentos, por meio de recursos de trilhas de auditoria.
- Controla a capacidade dos repositórios físicos, prevenindo e minimizando potenciais incidentes de armazenamento.
- Gera etiquetas de identificação para documentos, repositórios e locais de armazenamento.
- Permite a transferência de conteúdo para mídias externas, ou empresas externas que realizam guarda de documentos.
- Calcula automaticamente os prazos de retenção e disposição dos documentos, notificando por e-mail usuários, equipes e departamentos.
- Aplica controles de segurança por usuário, equipes, categoria de documento, ou mesmo para o documento.
- Permite a busca de documentos através de filtros por usuário, departamento, meta dado, repositório, entre outros.
- Disponibiliza análises rápidas sobre o volume de documentos indexados, arquivados, transferidos ou descartados, através de diferentes gráficos e relatórios.
Telas do Sistema
