As auditorias de qualidade são uma ferramenta fundamental para contribuir para o crescimento e a prosperidade das organizações. Elas oferecem mecanismos para avaliar a eficácia do negócio. Embora as auditorias de qualidade se concentrem em processos e produtos, também ajudam os gestores a determinar se as estratégias implementadas estão gerando resultados. Em caso de desvios, também ajudam a identificar a causa raiz e tomar as medidas corretivas necessárias. Realizar uma auditoria de maneira adequada é essencial para demonstrar ao mercado e aos clientes a conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) com as normas.
A seguir, conheça as quatro etapas para realizar auditorias de qualidade com sucesso:
- Planificação: As ações realizadas antes da auditoria são determinantes para o sucesso das atividades. A planificação começa com a elaboração de um plano que guiará a execução da auditoria. Este plano deve incluir um cronograma detalhado de todas as atividades, bem como o alcance da auditoria, especificando os processos, departamentos ou produtos que serão auditados. Nesta etapa, o auditor também deve identificar toda a documentação relevante, como políticas ou procedimentos de qualidade, e pode elaborar uma lista preliminar das pessoas que serão entrevistadas.
- Preparação: Nesta etapa, os auditores podem aprofundar o conhecimento no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da empresa, analisando a documentação do sistema em maior detalhe. É essencial que cada membro da equipe de auditoria esteja preparado para a atividade, tenha acesso à lista de verificação (checklist) e esteja pronto para realizar a auditoria. O checklist é fundamental para guiar o auditor e garantir que nenhum detalhe que deve ser avaliado seja esquecido, além de registrar as observações e descobertas.
- Execução: A auditoria é realizada recolhendo informações para determinar se o departamento em questão está cumprindo com os padrões e procedimentos de controle de qualidade estabelecidos. Durante esta fase, o auditor entrevista as pessoas, formula perguntas e toma nota das observações. Conforme o que for encontrado, o alcance da auditoria e o checklist podem ser expandidos, e é possível realizar uma avaliação mais detalhada. Neste momento, são registradas as não conformidades, ou seja, situações que ocorreram em desacordo com os processos e procedimentos padronizados.
- Finalização e Acompanhamento: Após completar a execução da auditoria, inicia-se o verdadeiro trabalho. A equipe de auditores se reúne para revisar as áreas problemáticas e determinar as recomendações para corrigir os problemas de qualidade. Esses achados serão incluídos no relatório de resultados da auditoria. Este relatório é uma fonte importante de informações para reuniões estratégicas lideradas pela direção. Ajuda a avaliar os resultados e a definir como implementar as ações de melhoria sugeridas pela equipe de auditores.
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